昔日文章
專門處理賬單的小組:賬項支付組 318
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    08/2015

    上星期增值了出差用的電話卡─你填妥費用報銷表索取款項了嗎?物業維修保養費用龐大─部門可預先填好付款憑單申請款項……不論你申請付款的金額是多少,只要滿足「財務管理政策及守則」有關付款申請的要求,財務部的賬項支付組都會在完成審核流程後按時繳付賬單。

     

    賬項支付組每月合共處理大約三千張賬單,即平均每天處理一百五十張賬單!

    付款快慢的關鍵

    你或會以為金額大小會影響付款時間的快慢,這並不完全正確。雖然,金額超過一千萬的付款申請需要獲得兩位董事級別的管理人員批核,但原來足夠的付款憑證才是影響付款流程的關鍵。

     

    賬項支付組高級會計主管林麗英指出,團隊處理的賬單小至數十元,大至數億元。在一般情況下,只要部門將已審批的付款申請在付款日前兩個星期交到財務部,大部分的申請都可以辦妥。她說:「遞交申請時,填妥付款憑單或費用報銷表所需的資料固然重要,但若然沒有附上足夠的付款憑證(如:發票正本及付款人資料),我們會要求申請人交齊資料後才會再進行餘下的付款審批流程。這樣一來一回可能會錯過每月兩個特定的付款日。因此,同事記得在呈交付款申請時要檢查是否已附上全部資料。」

    用兩個「腦」重覆核對

    賬項支付組的九位同事分為三組,各有職責。收到付款申請後,第一組同事會先用「人腦」小心核對申請是否符合「財務管理政策及守則」;然後再把資料輸入「電腦─財務系統」,確保每項支出都在年度預算之內。接着,第二組同事會再用「人腦」覆核已輸入「電腦」的資料。最後,第三組同事會準備網上銀行付款單或開立支票,按金額的大小呈交相關人士審批,並知會財資部於銀行賬戶內預留款項,於每月的兩個特定日子準時付款。

     

     

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