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「密」盡其用 ── 檔案加密慎防資料外泄 80
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    09/2015

    日常工作中,我們必定會用電腦來處理文書工作、儲存資料、發送文件和收發電郵。為了使大家有效運用各種軟件工具,資訊科技部將由今期開始,在《連繫恒隆》開設「電腦教室」教授電腦知識,將你訓練成電腦達人。今期,我們先學習如何加密文件。

    「密」盡其用 ── 檔案加密慎防資料外泄

    資訊科技安全是熱門話題。Sony Pictures之前被黑客入侵,當中最令人震驚的,竟然是儲存在電腦的文件檔沒有以密碼加密,只以純文字儲存。其實,加密並不困難,只需設定密碼,應用程式便會自動操作。檔案加密後,使用者需要輸入相同的密碼,才能打開及解密檔案,防止資料外泄。

    如何設定高強度密碼?

    要加密及保護有效,密碼設定須包含大寫、小寫、數字及符號其中三項,並由最少八個字符組成。如想知道詳細的密碼設定方法,大家可重温刊載於二零一五年三月號《連繫恒隆》的〈登入「密」語〉(http://connections.hanglung.com/zh-hant/node/3338)。

    如何加密Word、Excel和PDF檔?

    一般的文書檔案都是用微軟辦公室(Microsoft Office)建立,當中以Word、Excel和PDF最常用。要加密Word或Excel檔,步驟如下:

    1. 先按「檔案」
    2. 揀選「資訊」再按下「保護文件」
    3. 按「以密碼加密」後輸入密碼
    4. 重覆輸入密碼

    如要把Word檔轉存為PDF,謹記在儲存前按「選項」中的「使用密碼將文件加密」,把密碼套用至PDF檔。

    如何壓縮及加密7-zip檔?

    當要處理多個檔案或大檔案,特別是電郵附件時,我們可以將所有檔案壓縮成一個壓縮檔(Zip)。7-Zip的操作步驟如下:

    1. 按下「Shift」或「Ctrl」,然後用滑鼠點選所需的所有檔案
    2. 按下滑鼠的右鍵,選「7-Zip」,然後按「Add to archive」
    3. 在「Enter password」 欄輸入密碼
    4. 在「Reenter password」欄再次輸入密碼

    注意,大家必須記住自己設定的密碼,否則電腦達人也未必能夠幫到你!

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