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電腦代勞 電郵自動歸類 30
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    06/2016

    不少同事習慣建立資料夾,為收到的電郵分類。其實每天重覆把電郵分類的動作,可交由電腦自動管理,當收到符合條件的電郵,便會自動歸入所屬的資料夾,既方便又快捷!

     

    建立快速步驟

    1. 常用 > 快速步驟 > 新建

    2. 設定快速步驟的名稱,如「ittrain0」

    3. 設定動作 > 移動到資料夾 > 選取適合的資料夾

    4. 完成

     

    使用快速步驟

    1. 選取電郵

    2. 按「移到ittrain0」

     

    以上是半自動操作,需要自行選取電郵進行動作。你亦可以訂立條件,由電腦全自動選取電郵和執行動作。

     

    建立全自動操作規則

    1. 選取適合的電郵

    2. 常用 > 規則 > 建立規則

    3. 選取所需的條件,如按寄件者、主旨或收件者分類

    4. 選取「移動項目至資料夾」,再點選適合的資料夾

    5. 確定

     

    規則設立後,符合規則的電郵一傳到郵箱時,便會自動存入所屬資料夾。除了電郵歸檔,在快速步驟和規則建立內還有其他動作選項,例如檔案、狀態、工作和標籤等。善用電腦的全自動操作,有效提升工作效率。

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