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搜尋電郵好幫手 40
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    07/2016

    同事每天收到不少電郵,也習慣把它們存放在不同的資料夾中分類管理。有時為便於尋找,更會複製同一個電郵到不同資料夾,其實這做法會浪費收件匣的儲存空間。這時候,不同的標籤便是個分類的好幫手!

     

    標籤功能

    有時候,我們會收到主旨和內容沒關聯,或只有附件的郵件,即使已儲存在相關的資料夾中,日後也很難從關鍵字中尋找得到。這時候,顏色分類便能幫大忙了。

     

    加上標籤步驟

    1. 常用標籤 > 分類 > 選取一種顏色

    2. 更改標籤名稱

    3. 還可以加上小紅旗標籤幫忙

    4. 完成

     

    尋找已標籤的電郵

    1. 按下搜尋欄 > 搜尋工具 > 已分類

    2. 按下所需的顏色標籤

    3. 如電郵被歸檔在其他資料夾,可在範圍群組裏,選取「所有子資料夾」

    4. 所有符合條件的電郵按分類全部顯示

     

    設立搜尋資料夾

    想提示自己未完成的工作電郵,可善用顏色和小紅旗分類,並設立搜尋資料夾管理。當工作完成後,標籤為「完成」的電郵便會自動在資料夾內消失,既清晰又方便。

     

    1. 新增搜尋資料夾

    2. 建立自訂 > 選擇

    3. 輸入資料夾名稱 > 準則

    4. 更多選擇 > 選取顏色類別 > 確定

    5. 進階 > 經常使用欄位 > 選取所需如標籤狀態 > 加到清單 > 確定

    6. 在搜尋資料夾下出現子資料夾,符合條件的電郵顯示

    7. 當標籤為完成,電郵便自動消失在搜尋資料夾

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